Czym są akta osobowe i dlaczego są tak istotne?

Akta osobowe to zbiór dokumentów gromadzonych dla każdego pracownika, zawierający informacje od momentu rekrutacji aż do zakończenia stosunku pracy. Prawidłowe prowadzenie tych akt to nie tylko obowiązek ustawowy, ale również ochrona interesów pracodawcy oraz pracownika.

Dla kogo przeznaczona jest ta usługa?

• Firm zatrudniających pracowników na umowy o pracę
• Przedsiębiorstw chcących zminimalizować ryzyko kar za nieprawidłowości kadrowe
• Pracodawców przygotowujących się do kontroli PIP lub ZUS

Zakres usługi prowadzenia akt osobowych

• Zakładanie akt osobowych zgodnie z obowiązującym podziałem na części A, B, C, D, E
• Gromadzenie dokumentów rekrutacyjnych, umów, aneksów, zaświadczeń
• Monitorowanie terminów badań lekarskich, szkoleń BHP i uprawnień
• Archiwizacja dokumentacji w wersji papierowej lub elektronicznej
• Prowadzenie e-akt w systemach zgodnych z Rozporządzeniem MPiPS
• Przechowywanie akt przez wymagany okres 10–50 lat w zależności od daty zatrudnienia

Dlaczego warto prowadzić akta zgodnie z przepisami?

Niedopełnienie obowiązku prowadzenia w sposób prawidłowy akt osobowych może skutkować:

• Karami finansowymi nałożonymi przez PIP
• Problemami podczas kontroli ZUS
• Brakiem możliwości udowodnienia ustaleń warunków zatrudnienia
• Utratą wiarygodności pracodawcy w oczach pracowników

Korzyści z powierzenia akt specjalistom

• Zgodność z aktualnym stanem prawnym
• Bieżąca aktualizacja i kontrola poprawności dokumentacji
• Zabezpieczenie danych zgodne z RODO
• Przygotowanie dokumentacji do ewentualnych kontroli
• Oszczędność czasu i odciążenie zespołu kadrowego

Prowadzenie akt w formie elektronicznej

Oferujemy możliwość przejścia z akt papierowych na e-akta, co pozwala:

• Skrócić czas wyszukiwania dokumentów
• Zmniejszyć koszty przechowywania
• Zapewnić szybszy dostęp do danych
• Spełniać wymogi nowoczesnych standardów kadrowych

Dlaczego warto z nami współpracować?

• Wieloletnie doświadczenie w obsłudze kadrowej firm
• Kompleksowe podejście i pełna odpowiedzialność za dokumentację
• Transparentne warunki współpracy i szybki kontakt
• Elastyczne rozwiązania – dopasowane do skali i branży Twojej firmy
• Gotowość do wdrożenia nowoczesnych systemów e-dokumentacji

Nie ryzykuj błędów i kar. Powierz prowadzenie akt osobowych specjalistom, którzy zadbają o porządek, zgodność i bezpieczeństwo Twojej dokumentacji kadrowej.